Formål
Nærværende privatlivspolitik beskriver, hvordan Helle Bjergmann – Traumeorienteret Psykoterapi & Mental Trivsel indsamler, anvender og beskytter dine personoplysninger. Helle Bjergmann – Traumeorienteret Psykoterapi & Mental Trivsel respekterer alle ønsker om hemmeligholdelse af personlige oplysninger, som du afgiver mundtligt, skriftligt og online i forbindelse med terapisessioner. Personoplysninger er alle former for informationer, som i et eller andet omfang kan henføres til dig og identificere dig som klient.
For at kunne arbejde effektivt, sikkert og ansvarligt som behandler har jeg brug for at behandle visse personoplysninger. Nedenstående er en orientering om, hvilke data jeg indsamler, hvad jeg benytter dem til, samt hvilke rettigheder du har som registreret.
Jeg er dataansvarlig for behandlingen af dine data. Mine kontaktoplysninger er:
Helle Bjergmann – Traumeorienteret Psykoterapi & Mental Trivsel
Rolighedsvej 15, Balling
7860 Spøttrup
Tlf.: 30894316
E-mail: info@hellebjergmann.com
Hvis du har spørgsmål til min behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte mig via e-mail.
Jeg behandler dine personoplysninger til følgende formål:
Journalisering og interne faglige optegnelser i forbindelse med psykoterapi eller anden sundhedsfaglig behandling.
Bekræftelse af aftaler, tidsbestilling og fakturering.
Information om akutte ændringer på aftaler, kurser, foredrag eller webinarer.
Udsendelse af information om nye faglige kurser, foredrag og webinarer (forudsat samtykke).
Levering af gratis eller købte materialer og ydelser.
Udsendelse af tilmeldte nyhedsbreve.
Support og opfølgning i forbindelse med køb og forløb.
Kategorier af personoplysninger:
Navn, adresse, e-mail, telefonnummer, fødselsdato samt de nødvendige digitale systemdata til levering af nyhedsbreve og forløb. Inden for terapien behandles desuden følsomme personoplysninger (faglige notater om din trivsel og den historik, du selv deler).
Eksterne data behandlere er:
Simplero.com, Dinero.dk, Protonmail.com, Zoom.us, Stripe.com og Healper.dk. Alle data behandlere overholder gældende GDPR-lovgivning gennem indgåede databehandleraftaler.
Behandlingsgrundlag
Behandlingen af dine almindelige personoplysninger sker for at kunne opfylde den kontrakt eller aftale om terapeutiske ydelser, som du er part i, samt for at overholde retlige forpligtelser i henhold til blandt andet bogføringsloven. Behandlingen af dine følsomme personoplysninger (faglige notater i terapien) sker udelukkende på baggrund af dit udtrykkelige, skriftlige samtykke, jf. GDPR-artikel 6, stk. 1, litra b og c, samt artikel 9, stk. 2, litra a.
Opbevaring og sletning
Vi opbevarer dine personlige oplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, som er nævnt ovenfor. I forbindelse med nyhedsbreve opbevares dine data, så længe dit samtykke ikke er trukket tilbage, og hvis vi ikke er forpligtet til fortsat opbevaring som følge af anden lovgivning.
Samtykkeerklæring til faglige optegnelser og journal
I forbindelse med vores første session underskriver du en samtykkeerklæring, som er nødvendig for at sikre kvaliteten, dokumentationen og kontinuiteten af dit terapeutiske forløb.
Med samtykkeerklæringen bliver du bedt om tilladelse til, at jeg må notere og behandle de oplysninger, du selv bringer på banen under vores samtaler, når de er saglige og nødvendige for vores terapeutiske samarbejde. Det omfatter:
Stamdata (navn, adresse, telefonnummer, e-mail, fødselsdato/alder) samt de baggrundsoplysninger og helbredsmæssige overskrifter (f.eks. oplevelser med stress, spændinger eller relations mønstre), som du selv vælger at fortælle mig om, for at jeg kan hjælpe dig bedst muligt.
Jeg udspørger dig ikke om generelle medicinske helbredsoplysninger eller medicinforbrug, og din fysiske/digitale journal påføres aldrig dit CPR-nummer. I klinikken anmodes der aldrig om CPR-nummer.
Aftale vedrørende forsikringssager, attester og ekstern brug:
De faglige optegnelser og journalnotater, der føres i klinikken, tjener udelukkende som et internt arbejdsredskab til støtte for din terapeutiske proces og nervesystemsregulering. Da jeg som psykoterapeut MPF arbejder uden for Sundhedsvæsenets autorisationsordning, udfærdiger jeg ikke speciallægeerklæringer, kliniske statusattester eller juridiske vurderinger til brug i retssager, forsikringssager eller kommunale uoverensstemmelser. Journalen udleveres eller videregives ikke til eksterne aktører til disse formål.
Dine oplysninger stammer udelukkende fra dig selv og vores fælles samtaler.
Sletningsfrister for journaler og enkeltstående sessioner:
Ved faste forløb: For at overholde reglerne om bogføring gemmes alle fakturaer og dertilhørende stamdata i indeværende år samt 5 år tilbage i henhold til bogføringsloven. Dine personlige helbredsoplysninger og faglige journalnotater opbevares sikkert og aflåst i 5 år efter din seneste konsultation af hensyn til din behandlingssikkerhed og gængse forældelsesfrister, hvorefter de destrueres og slettes permanent.
Ved enkeltstående/afklarende sessioner: Hvis et forløb ikke påbegyndes efter en indledende eller enkeltstående klientsamtale, slettes alle personlige helbredsnotater og historik senest 1 år efter konsultationen, medmindre du skriftligt anmoder om sletning inden da. Fakturaen gemmes fortsat i 5 år jf. bogføringsloven.
Oplysningerne behandles manuelt og digitalt under strenge sikkerhedsforanstaltninger. Fysisk materiale opbevares i en aflåst skuffe. Identitetsark med personhenførbare oplysninger opbevares adskilt fra selve de fortrolige journalnotater via anvendelse af pseudonymisering og koder.
Der anvendes ikke automatiske afgørelser eller profilering af dine data.
Dine rettigheder som registreret:
Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan ske ved at kontakte mig på e-mailadressen ovenfor. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af min behandling af dine personoplysninger op til tidspunktet for tilbagetrækningen.
Du har derudover følgende rettigheder i henhold til databeskyttelsesforordningen:
Ret til berigtigelse: Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet eller suppleret.
Ret til sletning: I visse tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger før vores generelle sletningsfrist.
Ret til begrænsning: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine data begrænset til ren opbevaring.
Ret til indsigelse: Du har ret til at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling af dine data. Der sker ikke behandling af dine data til direkte markedsføring uden dit forudgående samtykke.
Ret til dataportabilitet: Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine data i et struktureret og maskinlæsbart format.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder på www.datatilsynet.dk. Du har ligeledes ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, dine personoplysninger behandles på.